De fleste virksomheder begynder med at bestille bud løst. Nogen i huset ringer, når der skal noget af sted, og regningen kommer, som den kommer. Det fungerer, lige indtil kørslen bliver regelmæssig. Så opstår de samme tre spørgsmål hver gang: hvad koster det, hvem må bestille, og hvorfor ser fakturaen anderledes ud end sidst. En fast kuréraftale for virksomheder er svaret på netop de spørgsmål. Den er ikke en rabatkode og ikke en bindingsperiode, den er en skriftlig aftale om pris, svartid, dækning og fakturering, så ingen behøver finde ud af det forfra. Denne guide gennemgår, hvad en erhvervsaftale konkret bør indeholde, hvornår den betaler sig, og hvornår den ikke gør.
Kort fortalt: En erhvervsaftale hos Fluks koster ikke noget at have og binder jer ikke i en periode. Prisen er fast fra 149 kr ekskl. moms pr. tur i København og på Frederiksberg, uden km-tillæg og uden startgebyr. Op til 5 kg er standard, 5 til 10 kg kører vi mod tillæg, og over 10 kg aftales før turen. Alle månedens ture samles på én faktura. Fluks kører for virksomheder og leverer til både firmaer og private modtagere.
Hvad en fast kuréraftale egentlig er
Ordet aftale får mange til at tænke på et abonnement med et fast månedligt beløb, man betaler, uanset om man bruger det. Sådan ser en kuréraftale for erhverv sjældent ud. Det almindelige er, at I stadig betaler pr. tur, men at vilkårene omkring turen er aftalt på forhånd og gælder hver gang. Aftalen flytter altså ikke pengene, den flytter usikkerheden.
Det betyder i praksis, at en medarbejder kan bestille et bud uden at indhente pris, at bogholderiet ved, hvad der kommer, og at ingen diskuterer kilometerangivelser bagefter. For en virksomhed med fem ture om måneden er det en bekvemmelighed. For en virksomhed med halvtreds er det en arbejdsgang, der forsvinder.
De otte punkter aftalen bør indeholde
Et aftaleudkast kan være en halv side eller otte sider. Længden siger ikke meget. Det afgørende er, om de her otte punkter står der i et sprog, I kan læse op for en kollega.
| Punkt | Hvad der skal stå | Hvorfor det betyder noget |
|---|---|---|
| 1. Pris pr. tur | Et beløb, ikke en takstmodel | Kan oplyses til en kunde eller kollega uden opslag |
| 2. Hvad prisen dækker | Afhentning, levering, ventetid, kvittering | Her ligger de tillæg, der ellers dukker op på fakturaen |
| 3. Dækningsområde | Zoner med navn, ikke kilometerradius | Adresser i omegnen skal kunne prissættes på forhånd |
| 4. Vægt og mål | Grænser i kilo, og hvad der sker over grænsen | Undgår at et bud kommer forgæves til noget, der ikke kan køres |
| 5. Svartid | Normal afhentningstid og hvad akut betyder | Forventningen skal være den samme hos jer og leverandøren |
| 6. Bestilling og kontaktvej | Hvem må bestille, og hvordan | Flere afdelinger skal kunne bruge aftalen uden at gå gennem én person |
| 7. Fakturering | Én samlet faktura, betalingsfrist, referencer | Gør bogføring og viderefakturering mulig uden omregning |
| 8. Ansvar og opsigelse | Dækning ved skade eller bortkomst, opsigelsesvarsel | Det punkt, ingen tænker på, før der sker noget |
Mangler punkt 2 eller punkt 7, er aftalen reelt ikke en fast aftale, uanset hvad der står i overskriften. Det er dem, der afgør, om prisen på fakturaen svarer til prisen i aftalen. Hele kataloget af tillæg, der typisk gemmer sig i punkt 2, er gennemgået post for post i guiden om kurér uden startgebyr.
Hvornår aftalen betaler sig
Den økonomiske forskel på at bestille løst og at have en aftale er sjældent en rabatprocent. Den ligger i tillæggene, i fakturagebyrerne og i den tid, nogen bruger på at kontrollere dem. Her er den samme virksomhed regnet igennem i to modeller: en klinik med tolv ture om måneden, blandet mellem Indre By og en adresse i Gentofte.
| Post pr. måned | Løs bestilling med gebyrer | Fast aftale hos Fluks |
|---|---|---|
| 10 ture i byen | 1.990 kr inkl. start og km | 1.490 kr |
| 2 ture til Gentofte | 620 kr inkl. km og zonetakst | 498 kr inkl. fast zonetillæg |
| Ventetid, 4 ture over fri tid | 110 kr | 0 kr |
| Aftentillæg, 3 ture efter kl. 16 | 150 kr | 0 kr |
| Fakturagebyr | 12 fakturaer à 39 kr: 468 kr | 0 kr, én samlet faktura |
| I alt pr. måned | 3.338 kr | 1.988 kr |
Forskellen er 1.350 kr om måneden og godt 16.000 kr om året ekskl. moms, uden at klinikken har ændret en eneste rutine. Oveni kommer de tolv bilag, der bliver til ét. Vil I se tre fuldt gennemregnede månedseksempler for andre typer virksomheder, ligger de i prisguiden hvad koster et bud i København.
Den enkle tommelfingerregel: fra omkring fem ture om måneden begynder en fast aftale at tjene sig hjem på gebyrerne alene. Fra omkring femten er det administrationen, der er den største post, og den er sværere at få øje på i et regnskab, fordi den ikke står nogen steder.
Hvad der ikke behøver stå i aftalen
Der er også punkter, som gør et udkast langt uden at gøre det bedre. En mindsteomsætning pr. måned betyder, at I kommer til at betale for ture, I ikke har brugt, hvis en måned bliver stille. En bindingsperiode på et år giver leverandøren en tryghed, kunden ikke får noget for. Og en rabattrappe, hvor prisen falder ved et bestemt antal ture, lyder generøst, men flytter sjældent noget, fordi antallet af ture bestemmes af forretningen og ikke af prislisten.
En aftale hos Fluks indeholder ingen af de tre. Der er ingen mindsteomsætning, ingen bindingsperiode og ingen trappe, fordi prisen er den samme ved den første tur og ved den hundrede. Det er samtidig grunden til, at aftalen er kort nok til at blive læst.
Hvordan aftalen kommer i stand
Forløbet behøver ikke tage mere end et par dage, og det meste af arbejdet ligger hos leverandøren.
- Et billede af kørslen. Hvor mange ture om måneden, hvilke typer adresser, hvad der typisk sendes, og hvor tungt det er. Tre måneders fakturaer fra jeres nuværende leverandør er den hurtigste vej.
- Et prisoplæg. Et beløb pr. tur, zonetillæg for adresser uden for København og Frederiksberg, og hvad der sker ved vægt over standard.
- Praktikken på plads. Hvem må bestille, hvilke referencer skal med på fakturaen, og om turene skal kunne fordeles pr. afdeling, sag eller ordre.
- Første måned som prøve. Kør aftalen en måned, og sammenlign fakturaen med den samme måned året før. Det er den eneste sammenligning, der er til at stole på.
Fluks sender oplægget som én side, og der er ikke noget gebyr for at få det. Oplever I, at et aftaleudkast kræver et møde for at blive forstået, er det i sig selv et signal om, hvordan fakturaerne kommer til at se ud.
Få et aftaleoplæg på én side
Send os tre måneders fakturaer eller bare et skøn over jeres kørsel. Vi regner det om til fast pris og sender oplægget, uden binding og uden mindsteomsætning. Fluks kører for virksomheder og leverer til både firmaer og private modtagere.
Kontakt os nu →Når flere afdelinger skal bruge den samme aftale
Den fejl, der oftest gør en god aftale ubrugelig, er, at kun én person kender den. Går bestillingen gennem den samme medarbejder hver gang, står kørslen stille, når hun er på ferie, og så ringer nogen til et andet budfirma til en pris, ingen har aftalt. En aftale, der skal holde, skal derfor nævne, at flere må bestille, og hvilken reference der skal med, så fakturaen stadig kan læses pr. afdeling bagefter.
I praksis er det nok at skrive et par linjer ind i aftalen og lægge dem på intranettet: bestillingsvej, hvad prisen er, hvad vægtgrænsen er, og hvilken reference der skal oplyses. Hos Fluks kan månedens faktura læses tur for tur med netop den reference, så udlæg kan viderefaktureres til en kunde uden omregning. Hvad dækningen og zonerne konkret betyder for adresser uden for byen, er beskrevet i guiden til budtjeneste i Storkøbenhavn for erhverv, og på forsiden kan I se priserne og kontakte os direkte.
Hvornår en aftale ikke er det rigtige
Der findes virksomheder, hvor en fast kuréraftale ikke giver nogen fordel. Sender I to pakker om året, er der ikke noget at aftale. Sender I paller, mange kolli eller forsendelser langt over 10 kg, hører opgaven hos en fragtmand, og det siger vi ligeud frem for at presse det ind i en aftale. Og ligger alle jeres adresser i samme opgang, kan en lav minimumstakst hos et lokalt bud godt lande under en fast pris. En aftale giver mening fra det punkt, hvor kørslen er regelmæssig, adresserne varierer, og flere i huset skal kunne bestille uden at spørge først.
Flere guides: se alle indlæg på bloggen.
Konklusion
En fast kuréraftale for virksomheder er først og fremmest et stykke papir, der gør kørslen til en kendt post i stedet for en variabel. Den gode aftale er kort, nævner prisen som et beløb, siger hvad beløbet dækker, hvor det gælder, hvor meget der må være i, hvem der må bestille, og hvordan der faktureres. Den dårlige fylder mere og svarer på mindre. Hos Fluks er aftalen gratis at have, uden binding og uden mindsteomsætning, med fast pris fra 149 kr ekskl. moms pr. tur, ingen km-tillæg, levering samme dag og alle månedens ture på én faktura. Så er kørslen aftalt én gang og behøver ikke besluttes igen hver gang der skal noget af sted.