De fleste virksomheder vælger kurér på pris og svartid, og opdager først efter tre måneder, at den post, der faktisk irriterer, er en helt anden: atten enkeltbetalinger med firmakort, atten kvitteringer der skal findes, og en bogholder der skal gætte, hvem i huset der har sendt en pakke til Hellerup den 7. Kørslen tog tyve minutter. Bogføringen tog længere. Denne guide handler om den del af kurérvalget, der sjældent står i et oplæg, nemlig hvordan turene bliver betalt og dokumenteret, og hvorfor samlet månedlig fakturering er mere end en betalingsdetalje.
Kort fortalt: Hos Fluks bestilles turen uden kort. Alle månedens ture samles på én faktura med dato, adresser og jeres egen reference på hver linje, så den kan læses enkeltvis, periodiseres og viderefaktureres. Prisen er fast fra 149 kr ekskl. moms i København og på Frederiksberg, uden km-tillæg, uden startgebyr og uden fakturagebyr. Op til 5 kg er standard, 5 til 10 kg kører vi mod tillæg, og over 10 kg aftales før turen. Fluks kører for virksomheder og leverer til både firmaer og private modtagere.
Hvad kortbetaling per tur reelt koster
Prisen på en tur er synlig. Omkostningen ved at betale for den er ikke. Her er en virksomhed med atten ture på en måned, regnet igennem på den tid, der går med at få turene bogført korrekt.
| Opgave | Kort per tur, 18 ture | Én månedlig faktura |
|---|---|---|
| Indtaste kortoplysninger ved bestilling | 18 x 1,5 min: 27 min | 0 min |
| Finde og uploade kvittering | 18 x 2 min: 36 min | 1 bilag: 2 min |
| Afstemme mod kortkontoudtog | 18 linjer: 20 min | 1 linje: 2 min |
| Jagte manglende kvitteringer | typisk 3 stk: 15 min | 0 min |
| Fordele på afdeling eller sag | uden reference: 25 min | står på linjen: 5 min |
| Tid i alt pr. måned | 2 timer 3 min | 9 min |
Knap to timer om måneden er omkring 23 timer om året. Til en intern timepris på 350 kr er det cirka 8.000 kr ekskl. moms i administration oven i kørslen, og de penge er ikke synlige nogen steder, fordi de ikke står på en faktura. Det er den post, samlet fakturering fjerner. Hvad turene i sig selv koster, er gennemgået i prisguiden hvad koster et bud i København.
De fire ting der går galt med enkeltbetalinger
Problemet er ikke kortet som sådan. Det er, at hver betaling er et lille bilag, der skal passes, og at bilaget bliver til hos en anden person end den, der skal bogføre det.
- Kvitteringen forsvinder. Den ligger i en privat indbakke eller på en telefon, og den bliver først efterspurgt, når måneden skal lukkes.
- Udgiften kan ikke placeres. Uden sag eller afdeling på bilaget bliver alt kørsel én samlepost, og så kan den ikke viderefaktureres til kunden.
- Momsen bliver usikker. Et betalingskvitteringsbillede er ikke altid en fuld faktura med leverandørens oplysninger, og så mangler grundlaget for fradraget.
- Periodiseringen skrider. En tur den 31. kan trække på kortet den 2. i næste måned, og så ligger udgiften i den forkerte periode.
Ingen af de fire er dramatiske alene. Tilsammen er de grunden til, at bogholderen hellere vil have én faktura fra en kurér end atten kvitteringer fra fem kolleger.
Hvad der skal stå på en brugbar kurérfaktura
En samlet faktura er kun en forbedring, hvis turene stadig kan læses enkeltvis. En faktura, hvor der står kurérkørsel oktober og et samlet beløb, er faktisk ringere end kvitteringerne, for så er sporbarheden væk. Her er de syv felter, der gør forskellen.
| Felt | Hvorfor det skal være der |
|---|---|
| Dato og klokkeslæt | Periodisering og kontrol mod kalenderen |
| Afsender- og modtageradresse | Gør turen genkendelig for den der bestilte den |
| Jeres egen reference | Sag, afdeling eller ordrenummer, så udgiften kan placeres |
| Bestiller | Hvem i huset der sendte, når noget skal afklares |
| Pris pr. tur | Så en enkelt tur kan viderefaktureres uden omregning |
| Eventuelle tillæg på linjen | Tillæg skjult i totalen kan ikke kontrolleres |
| Moms specificeret | Grundlag for fradrag uden manuel beregning |
Fluks sender fakturaen som PDF og som en linjeopstilling, der kan åbnes i regneark, så kørslen kan fordeles på afdelinger uden at skulle tastes om. Skal turene viderefaktureres til jeres egne kunder, er referencefeltet det vigtigste af de syv, og det udfyldes allerede ved bestillingen.
Spørg om et eksempel, før I vælger: bed enhver kurérleverandør om en anonymiseret faktura fra en rigtig måned. Kan I ikke se den enkelte tur og jeres eget referencefelt på den, får I ikke den besparelse i bogholderiet, som samlet fakturering ellers giver.
Fakturagebyrer og betalingsbetingelser
Samlet fakturering bliver af nogle leverandører solgt som en ekstraydelse med et gebyr på typisk 29 til 49 kr pr. faktura, og undertiden med et tillæg for at sende som PDF frem for gennem et bestemt system. Det er værd at få afklaret, for et gebyr på 39 kr om måneden er 468 kr om året for noget, der i forvejen gør leverandørens egen opkrævning billigere. Hos Fluks er der intet fakturagebyr, og betalingsbetingelsen er netto 14 dage fra fakturadato. Hvordan gebyrer ellers lægger sig oven på turprisen, er gennemgået i guiden om kurér uden startgebyr.
Vær også opmærksom på det modsatte: en leverandør, der kun tilbyder forudbetaling eller klippekort, flytter likviditeten til sig selv. Forskellen mellem de modeller er gennemgået i guiden om kurér abonnement til virksomheder.
Sådan sættes månedlig fakturering op
Det er en kort proces, og den behøver ikke en indkøbsafdeling. Hos Fluks tager den typisk en dag fra henvendelse til første tur.
- Send firmaoplysningerne. Navn, CVR, fakturaadresse og den mail, fakturaen skal sendes til. Skal den gennem Nemhandel eller et bestemt system, så nævn det her.
- Aftal referencefeltet. Hvad skal stå på hver turlinje: sag, afdeling, kundenavn eller ordrenummer. Det kan være forskelligt fra tur til tur.
- Udpeg hvem der må bestille. Et navn eller en fællesmail. Ingen af dem behøver et kort eller et login.
- Kør første måned. Bestil som I plejer, bare uden betaling undervejs.
- Gennemgå den første faktura. Passer linjerne og referencerne, kører resten af året af sig selv.
Der er ingen oprettelse, ingen binding og ingen mindsteomsætning. Skal aftalen beskrives lidt grundigere, fordi flere afdelinger skal med, er punkterne gennemgået i guiden om fast kuréraftale for virksomheder, og priser og kontakt ligger på forsiden.
Få kørslen på én månedsfaktura
Send firmaoplysninger og det referencefelt, I skal have på linjerne, så er I klar til at bestille uden kort. Intet fakturagebyr, ingen binding, ingen mindsteomsætning. Fluks kører for virksomheder og leverer til både firmaer og private modtagere.
Kontakt os nu →Hvornår kortbetaling alligevel er simplest
Sender I to eller tre forsendelser om året, er der ikke noget at effektivisere. Så er et kort i receptionen det enkleste, og en konto er administration uden formål. Det samme gælder, hvis kørslen er en engangsopgave i forbindelse med en flytning eller et arrangement, hvor hele udgiften alligevel skal på én sag. Fra omkring fem ture om måneden og op begynder regnestykket i tabellen ovenfor at gælde, og dér er det bogholderiet, ikke kørslen, der afgør valget.
Flere guides: se alle indlæg på bloggen.
Konklusion
En kurér med månedlig faktura er ikke en betalingsdetalje, men forskellen på ni minutter og to timer i bogholderiet hver måned, og på om kørslen kan placeres på den rigtige sag eller forsvinder i en samlepost. Kravet er dobbelt: én faktura, men med turene læsbare enkeltvis, med jeres egen reference på linjen og uden gebyr for at få den. Hos Fluks er prisen fast fra 149 kr ekskl. moms pr. tur, der er ingen km-tillæg og intet startgebyr, levering sker samme dag, og alle månedens ture samles på én faktura med reference på hver linje. Så er kørslen betalt én gang om måneden i stedet for atten gange med kort.