Spørgsmålet kommer sjældent på leveringsdagen. Det kommer tre uger senere, når en kunde siger, at de aldrig har modtaget noget, eller når en modpart påstår, at bilagene kom for sent. Og så er spørgsmålet ikke, om forsendelsen blev afleveret, men om I kan vise det. Her gennemgår vi de tre former for dokumentation ved levering, hvad hver af dem faktisk beviser, hvem der må kvittere, og hvornår et krav om underskrift er reelt frem for en vane.
Kort fortalt: Fluks dokumenterer hver aflevering med fotokvittering og tidsstempel, og underskrift kan sættes på de ture, hvor der er behov for det. Dokumentationen følger med turen, ikke som et tillæg. Prisen er fast fra 149 kr ekskl. moms i København og på Frederiksberg, uden km-tillæg. Op til 5 kg er standard, 5 til 10 kg koster 50 kr ekstra, 10 til 15 kg koster 100 kr ekstra, og over 15 kg aftaler vi på forhånd og sætter en varebil på. Bestilling for virksomheder, levering også til private adresser. Alle månedens ture samles på én faktura.
De tre former for dokumentation
I praksis findes der tre måder at dokumentere en aflevering på, og de beviser ikke det samme. Forskellen er værd at kende, før I beslutter, hvad jeres forsendelser skal have.
Tidsstempel
Klokkeslættet for afleveringen, registreret af kureren på stedet. Det er den svageste form alene, men det er den, der oftest afgør en diskussion, fordi uenigheden typisk handler om hvornår og ikke om hvorvidt. Et tidsstempel viser, at forsendelsen var på adressen kl. 14.12 og ikke kl. 17.40.
Fotokvittering
Et billede taget ved afleveringen: forsendelsen på disken, i hænderne på den der tog imod, eller det sted den blev stillet. Et foto med tidsstempel er stærkt, fordi det viser både hvad, hvor og hvornår, og fordi det er svært at diskutere. Det er standard på alle ture hos Fluks.
Underskrift
Modtagerens navn og signatur. Underskriften tilføjer én ting, som foto og tidsstempel ikke kan: hvem der tog imod. Det er relevant, når det har betydning, at netop den rette person fik forsendelsen i hånden, og ikke en kollega, en reception eller en nabo.
Hvad hver form er god til
| Situation | Hvad der dækker |
|---|---|
| Almindelig B2B-forsendelse til en reception | Fotokvittering og tidsstempel |
| Dokumenter med en frist, fx svar i en sag | Tidsstempel, gerne med foto |
| Fortrolige bilag til en navngiven person | Underskrift, personlig aflevering |
| Kontrakt der skal underskrives og med tilbage | Underskrift og rundtur |
| Reservedel til en tekniker på en adresse | Fotokvittering |
| Webshopordre til en privatadresse | Fotokvittering |
| Værdifuld forsendelse | Underskrift, aftales på forhånd |
Den gennemgående regel er enkel: foto og tidsstempel besvarer, om forsendelsen kom frem og hvornår. Underskrift besvarer, hvem der tog imod. Har I kun brug for det første, er en underskrift ekstra ventetid uden ekstra værdi.
Hvem må kvittere
Det er her de fleste uenigheder reelt opstår, og det er også det, der oftest mangler i en bestilling. Skriv det ind, så kureren ikke skal vurdere det på trappen.
- Hvem som helst på adressen. Det hurtigste. En kollega, en receptionist eller en nabo kan tage imod, og I får foto og tidsstempel. Fungerer til næsten alle almindelige erhvervsforsendelser.
- Kun en navngiven person. Kureren afleverer udelukkende til den person, der står i bestillingen, og tager underskriften der. Skriv navn og mobilnummer, ellers kan det ikke gennemføres.
- Mod legitimation. Modtageren skal vise billedlegitimation, før forsendelsen udleveres. Brugt ved værdiforsendelser og ved fortrolige personoplysninger.
- Må ikke stilles. Forsendelsen må ikke efterlades hos en nabo, i en postkasse eller uden for en dør, uanset hvad. Skriv det, hvis det gælder.
Og den vigtigste: skriv, hvad der skal ske, hvis ingen tager imod. Retur til jer samme dag, nyt forsøg senere, eller aflevering et aftalt sted. Mangler instruktionen, ringer kureren, og det er netop i det opkald, minutterne forsvinder. Hos Fluks kører vi efter det, der står i bestillingen, så instruktionen er også det, der afgør, hvad dokumentationen ender med at vise.
Hvornår kravet om underskrift er reelt
Mange virksomheder kræver underskrift på alt, fordi de altid har gjort det. Det koster ventetid i hver ende og giver i de fleste tilfælde ikke mere sikkerhed end et foto. Underskriften er værd at bede om, når mindst én af disse gælder.
- Det har betydning, hvem der tog imod. Fortrolige bilag, personoplysninger, nøgler, adgangskort eller noget af reel værdi.
- Der er en modpart. Skal afleveringen kunne bruges i en sag, er navn og signatur stærkere end et billede af en disk.
- Noget skal med tilbage. En kontrakt der skal signeres på stedet, et bilag der skal hentes, en vare der byttes. Her er underskriften alligevel en del af opgaven.
- En kunde eller forsikring kræver det. Så er det et krav og ikke en vurdering.
Er svaret nej til alle fire, så er fotokvittering og tidsstempel den bedre løsning, fordi afleveringen kan gennemføres, selvom den rette person sidder i møde. Til fortrolige forsendelser gennemgår vi håndteringen nærmere i guiden om levering af juridiske dokumenter i København.
Hvad dokumentationen koster
Fotokvittering, tidsstempel og underskrift følger med turen. Der er ingen gebyr for dokumentation hos Fluks, ingen km-tillæg og intet startgebyr, så den pris I ser ved bestilling, er den pris der ender på fakturaen. Det eneste, der kan koste ekstra, er den ventetid et krav om personlig aflevering nogle gange medfører.
| Hvad | Pris ekskl. moms |
|---|---|
| Levering i København og på Frederiksberg, op til 5 kg | 149 kr |
| Fotokvittering, tidsstempel og underskrift | Inkluderet |
| Forsendelse 5 til 10 kg | +50 kr |
| Forsendelse 10 til 15 kg | +100 kr |
| Gentofte, Gladsaxe, Herlev, Rødovre, Hvidovre og Tårnby, pr. adresse | +100 kr |
| Levering efter kl. 20 | +150 kr |
| Lørdag og søndag | +150 kr |
| Rundtur ud og retur med ét stop | 298 kr |
| Ventetid ud over 5 minutter | 100 kr pr. påbegyndt 15 min |
Et typisk eksempel: en kontrakt der skal underskrives hos modtageren og med tilbage til jer, er en rundtur til 298 kr med underskrift i begge ender. Skal den blot afleveres, er det 149 kr med foto og tidsstempel. Flere regneeksempler står i prisguiden for kurerkørsel i København, og hvad der i øvrigt kan sendes, står i guiden om pakkelevering for erhverv i København.
Hvor dokumentationen ender
Både I og modtageren får et sporingslink, når kureren er på vej, og det sendes på e-mail eller WhatsApp. Når forsendelsen er afleveret, ligger foto, tidsstempel og eventuel underskrift på turen, og de kan hentes frem bagefter. Det er den praktiske pointe: dokumentationen skal kunne findes om tre uger af en anden end den, der bestilte turen. Kører I mange ture, kan bestillingerne og dokumentationen også lægges ind via vores API, så det samles i jeres eget system.
Modtageren må gerne være en privatperson på en privatadresse. Det er jer som virksomhed, der bestiller og står på fakturaen, og modtageren skal altså ikke oprette noget eller betale kureren i døren.
Fart og parkering er den praktiske fordel
Fluks kører på to hjul, hvor det er hurtigst, og det er det næsten altid i den tætte del af København. En kurer på cykel eller knallert kommer hen til en gadedør uden først at skulle finde en parkeringsplads, og det er derfor en tur fra Vesterbro til Østerbro ofte er hurtigere på to hjul end i bil midt på dagen. Vejer forsendelsen mere end 15 kg, eller fylder den for meget til en taske, sætter vi en varebil på efter aftale.
Skal jeres leveringer kunne dokumenteres?
Fluks kører med fotokvittering og tidsstempel på hver tur og underskrift, hvor der er behov, til fast pris fra 149 kr ekskl. moms uden km-tillæg og med én samlet faktura om måneden. Bestilling for virksomheder, levering også til private adresser.
Opret erhvervskonto →Læs også
- Juridiske dokumenter: levering i København med dokumentation
- Kurer afhentning samme dag: fra bestilling til kureren står der
- Kurér til revisor og bogholderi i København
Flere guides: se alle indlæg på bloggen. Eller gå til forsiden.
Konklusion
Vælg dokumentationen efter det spørgsmål, I risikerer at skulle svare på. Handler det om hvornår, er tidsstempel og foto nok, og det er med på hver tur. Handler det om hvem, så bed om underskrift og skriv navn, mobilnummer og hvem der må kvittere i bestillingen. Og skriv altid, hvad der skal ske, hvis ingen tager imod, for det er den instruktion, der afgør, om turen bliver gennemført i første forsøg. Hos Fluks er dokumentationen en del af turen og ikke et tillæg, prisen er fast fra 149 kr ekskl. moms uden km-tillæg, og alle månedens ture lander på én samlet faktura.